A seguito delle nuove disposizioni introdotte dalla normativa fiscale e dei chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate con le FAQ del 17 marzo, diventa operativo l’obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico (RT).

Si tratta di un adempimento rilevante per tutti gli esercenti che certificano i corrispettivi mediante strumenti elettronici, con una prima scadenza fissata al 20 aprile.

Il nuovo obbligo: cosa prevede la normativa

L’obbligo nasce dalle disposizioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 e disciplinate dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 424460 del 31 ottobre 2025.

La finalità è quella di garantire una maggiore tracciabilità dei pagamenti elettronici, prevedendo:

• il collegamento tra lo strumento di incasso (POS o sistemi equivalenti) e il registratore telematico;

• la memorizzazione puntuale dei dati dei pagamenti elettronici;

• la trasmissione aggregata di tali informazioni all’Agenzia delle Entrate.

È importante chiarire che non si tratta di un collegamento fisico tra dispositivi, ma di un abbinamento digitale effettuato tramite i servizi online dell’Agenzia.

Come effettuare il collegamento POS-RT

L’operazione avviene esclusivamente online attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”.

Per procedere, l’esercente deve:

1. accedere all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate;

2. verificare di essere accreditato come esercente nella sezione “Corrispettivi”;

3. utilizzare il servizio “Gestione collegamenti”;

4. associare la matricola del registratore telematico ai dati degli strumenti di pagamento elettronico.

L’operazione può essere effettuata anche tramite un intermediario delegato.

I dati necessari per il collegamento

Per completare correttamente l’abbinamento, è necessario disporre di:

• matricola del registratore telematico;

• dati identificativi del POS o dello strumento di pagamento;

• indirizzo dell’esercizio commerciale;

• Terminal ID del dispositivo (per POS fisici);

• dati dell’operatore finanziario (codice fiscale e denominazione).

Le FAQ chiariscono che rientrano tra gli strumenti fisici:

• POS tradizionali;

• dispositivi contactless;

• soluzioni SoftPOS installate su smartphone o tablet.

Per i sistemi di pagamento virtuali (ad esempio piattaforme online), sono richiesti esclusivamente i dati dell’operatore finanziario.

Chi deve adeguarsi entro il 20 aprile

Il primo termine operativo riguarda gli strumenti di pagamento già in uso:

• al 1° gennaio 2026;

• oppure attivi tra il 1° e il 31 gennaio 2026.

Per questi casi, il collegamento deve essere effettuato entro il 20 aprile, ossia entro 45 giorni dall’attivazione del servizio.

Per i nuovi dispositivi, invece, valgono regole differenti:

• il collegamento deve avvenire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla loro attivazione;

• e comunque entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

Ad esempio, un POS attivato a marzo dovrà essere collegato tra il 6 e il 31 maggio.

Procedura semplificata: elenco automatico dei POS

Per agevolare gli operatori, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un elenco precompilato degli strumenti di pagamento elettronico associati all’esercente.

Questi dati vengono comunicati direttamente dagli operatori finanziari, consentendo un’associazione più rapida e riducendo il rischio di errori.

Caso pratico: pagamenti con assegno

Tra i chiarimenti più rilevanti delle FAQ del 17 marzo vi è quello relativo ai pagamenti effettuati con assegno.

In tali casi:

• il documento commerciale deve indicare il pagamento come “contanti”;

• non è richiesto alcun collegamento con strumenti elettronici.

Questo perché l’assegno non rientra tra i sistemi di pagamento elettronico oggetto dell’obbligo.

Il collegamento tra POS e registratore telematico rappresenta un passaggio importante nel processo di digitalizzazione e tracciabilità dei pagamenti.

L’adempimento, pur essendo gestito tramite una procedura online relativamente semplice, richiede attenzione nella raccolta dei dati e nel rispetto delle tempistiche.

La scadenza del 20 aprile rappresenta il primo appuntamento operativo per gli esercenti già attivi: una corretta gestione dell’obbligo consente di evitare criticità e garantire la piena conformità alle nuove disposizioni fiscali.