Dal 2026 entra pienamente in vigore un nuovo adempimento destinato a incidere sull’operatività quotidiana di commercianti, artigiani ed esercenti: l’obbligo di collegamento tra POS e registratore telematico (RT).

La misura nasce con l’obiettivo di rafforzare la tracciabilità dei pagamenti elettronici e contrastare l’evasione fiscale, superando l’attuale sistema di trasmissione separata dei dati di incasso e dei corrispettivi.

Vediamo cosa prevede la normativa, chi è interessato e come adeguarsi correttamente.

La norma di riferimento

L’obbligo è stato introdotto dall’articolo 1, commi 74–77, della Legge di Bilancio 2025 ed è attuato dai successivi provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate.

Dal 2026, tutti i soggetti obbligati alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi dovranno garantire un collegamento funzionale (logico) tra:

• strumenti di pagamento elettronico (POS fisici e digitali);

• registratori telematici o server RT.

Il principio è semplice: a ogni incasso elettronico deve corrispondere un flusso coerente di dati fiscali.

In cosa consiste il collegamento POS–RT

Il collegamento non è fisico, ma logico.
Non è necessario sostituire il POS o il registratore telematico, ma occorre associare univocamente ciascun POS a un RT.

In pratica:

• ogni strumento di pagamento elettronico viene censito;

• viene abbinato a uno specifico registratore telematico;

• i dati relativi ai pagamenti confluiscono nei flussi dei corrispettivi trasmessi all’Agenzia delle Entrate.

Questo sistema consente all’Amministrazione finanziaria di confrontare incassi e certificazioni fiscali in modo automatico e coordinato.

Chi è obbligato dal 2026

L’obbligo riguarda tutti i soggetti tenuti alla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi ai sensi dell’articolo 2, comma 1, del Dlgs 127/2015.

Rientrano quindi:

• commercianti al dettaglio;

• ristoranti, bar, alberghi;

• artigiani;

• esercenti attività assimilate ex articolo 22 del Dpr 633/1972.

Chi è escluso

Restano esclusi i soggetti già esonerati dall’obbligo di certificazione dei corrispettivi, come:

• tassisti;

• vendite di tabacchi e beni dei monopoli;

• cessioni di giornali e periodici;

• produttori agricoli in regime speciale;

• attività di fiere, mostre ed esposizioni soggette a sistemi di controllo alternativi.

Per questi soggetti non cambia nulla, anche se dotati di POS 

Come si effettua il collegamento operativo

Il collegamento avviene tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”, utilizzando la funzione “Gestisci collegamenti”.

L’operazione può essere svolta:

• direttamente dal contribuente;

• da un intermediario delegato (commercialista, consulente, tecnico RT).

Il sistema consente di visualizzare automaticamente i POS intestati al soggetto, grazie alle comunicazioni già trasmesse dagli operatori finanziari, riducendo errori e tempi di inserimento.

Il collegamento va effettuato una sola volta, salvo modifiche (nuovo POS, sostituzione RT, cessazione di un dispositivo).

Pagamenti digitali e trasmissione dei dati

Dal 2026:

• il RT registra la modalità di pagamento utilizzata;

• l’informazione compare nel documento commerciale;

• i dati vengono trasmessi in forma aggregata giornaliera, insieme ai corrispettivi.

Il sistema supera così la duplicazione dei flussi informativi (RT da una parte, intermediari finanziari dall’altra), aumentando la coerenza dei dati fiscali.

Sanzioni in caso di mancato adeguamento

Il quadro sanzionatorio è stato esteso anche ai nuovi obblighi digitali.

In particolare:

• 100 euro di sanzione per errori formali o omissioni che non incidono sull’IVA, fino a un massimo di 1.000 euro a trimestre;

• da 1.000 a 4.000 euro se il POS non risulta collegato al RT, equiparando la violazione all’omessa installazione del registratore;

• possibile sospensione dell’attività in caso di reiterate violazioni.

È comunque prevista la possibilità di correggere tempestivamente errori nella modalità di pagamento indicata nel documento commerciale, annullando e riemettendo il documento corretto 

Quando adeguarsi

La normativa prevede che il collegamento sia operativo nel corso del 2026, secondo le tempistiche tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate.

È consigliabile:

• verificare fin da subito la compatibilità dei dispositivi;

• coordinarsi con il fornitore del RT o con il consulente;

• evitare adeguamenti tardivi che possono generare sanzioni.

Il collegamento tra POS e registratore telematico rappresenta un ulteriore passo verso la fiscalità digitale integrata.

Non si tratta di un semplice adempimento tecnico, ma di un cambiamento strutturale nel rapporto tra incassi elettronici e certificazione fiscale.

Per gli operatori economici, prepararsi per tempo significa ridurre rischi, costi e interruzioni operative, evitando di trovarsi impreparati nel corso del 2026.